Politique de confidentialité

Données personnelles

Publié le – Mis à jour le


Article 1 : Champ d’application

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») s’applique à toute personne (ci-après l’« Utilisateur ») qui accède au site internet https://www.silene-habitat.com/ (ci-après le « Site ») et utilise le Site afin de contacter SILENE.

SILENE en tant que responsable de traitement, s’emploie et s’engage à protéger la vie privée des Utilisateurs en conformité avec les exigences légales applicables et notamment le Règlement n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « Règlement Général sur la Protection sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi Informatique et Libertés »), (ensemble la « Réglementation Applicable »).

La Politique a pour objectif d’informer les Utilisateurs du traitement et de la protection des données collectées réalisé par SILENE dans le cadre de la mise à disposition du Site et de la fourniture des Services aux Utilisateurs.

Article 2 – Les données collectées par SILENE

2.1. Les données que les Utilisateurs communiquent à SILENE

SILENE traite les données que l’Utilisateur lui communique via le Site, notamment lors des opérations suivantes :

  • Lors de la création, de la gestion et de l’utilisation de l’Espace Locataire de l’Utilisateur sur le Site ;
  • Lorsque l’Utilisateur contacte SILENE ;
  • Lors de l’inscription à la newsletter ;
  • Les données relatives à l’appareil permettant d’accéder et d’utiliser le Site : informations techniques concernant les caractéristiques et données de fonctionnement de l’appareil de l’Utilisateur, l’opérateur, le système d’exploitation, l’adresse IP ;

Les informations que l’Utilisateur doit obligatoirement renseigner lors de la création et/ou mise à jour de l’Espace Locataire sont indiquées au moyen d’un astérisque. Sans ces données, il est impossible pour SILENE de traiter la demande ou de fournir le Service demandé.

2.2. Les données recueillies au moyen de cookies

2.2.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Le Site est susceptible d’utiliser des cookies en fonction des préférences que vous aurez émises en vous connectant au Site pour la première fois ou à tout moment par la suite.

Les cookies sont de petits fichiers qui sont enregistrés sur l’ordinateur de l’Utilisateur ou sur tout appareil de communications utilisé par l’Utilisateur (téléphone, tablettes) lorsqu’il navigue sur le Site. Ces fichiers permettent l’échange d’informations de statuts entre le Site et le navigateur de l’Utilisateur. Ces données sont susceptibles de révéler le type de navigateur utilisé, la date et l’heure de la visite, l’adresse IP ainsi que les activités réalisées sur le Site. Ces données permettent à SILENE de se souvenir de l’Utilisateur lors de ses utilisations successives du Site et d’enregistrer son parcours de navigation :

  • Afin de retenir les identifiants de connexion à l’Espace Client ;
  • Afin d’améliorer la sécurité, la qualité des Services et la navigation sur le Site ;
  • À des fins de mesure d’audience, d’analyse et de statistiques ;

2.2.2. Quels types de cookies sont utilisés sur le Site ?

SILENE utilise sur son Site, les catégories de cookies suivantes :

  • Des cookies strictement nécessaires :

Ces cookies sont indispensables afin de vous permettre de naviguer sur le Site et d’en utiliser les fonctionnalités. Sans ces cookies, les Services que vous avez demandés, tels que la mémorisation de vos données de connexion et les fonctionnalités liées à votre Espace Locataire ne peuvent pas être assurés. Ces cookies mémorisent également les choix que vous faites. Ils peuvent ainsi être utilisés afin de vous offrir une expérience plus adaptée à vos choix et de rendre vos visites plus agréables et personnalisées.

Pour ce type de cookies, votre consentement n’est pas nécessaire.

  • Des cookies de fonctionnalité :

Ces cookies servent à vous offrir une expérience plus personnalisée sur notre site Web et à mémoriser les choix que vous faites lorsque vous utilisez notre site Web.

Par exemple, nous pouvons utiliser des cookies de fonctionnalité pour mémoriser vos préférences de langue ou vos identifiants de connexion.

  • Des cookies de suivi et de performance

Ces cookies sont utilisés pour collecter des informations permettant d’analyser le trafic sur notre site et la manière dont les visiteurs utilisent notre site.

Par exemple, ces cookies peuvent suivre des choses telles que le temps que vous passez sur le site Web ou les pages que vous visitez, ce qui nous aide à comprendre comment nous pouvons améliorer notre site Web pour vous.

Les informations collectées via ces cookies de suivi et de performance n’identifient aucun visiteur en particulier.

  • Des cookies de ciblage et de publicité :

Ces cookies sont utilisés pour afficher des publicités susceptibles de vous intéresser en fonction de vos habitudes de navigation.

Ces cookies, tels que servis par nos fournisseurs de contenu et / ou de publicité, peuvent associer des informations qu’ils ont collectées sur notre site Web à d’autres informations qu’ils ont collectées de manière indépendante et concernant les activités du votre navigateur Web sur son réseau de sites Web.

Si vous choisissez de supprimer ou de désactiver ces cookies de ciblage ou de publicité, vous verrez toujours des annonces, mais elles risquent de ne pas être pertinentes.

2.2.3. Comment paramétrer le dépôt de cookies ?

Le consentement préalable de l’Utilisateur est requis avant toute lecture ou tout dépôt des cookies non strictement nécessaires au fonctionnement du Site, à savoir sur le présent Site aux cookies de mesure d’audience.

Conformément à la recommandation de la CNIL en la matière, SILENE recueille le consentement de l’Utilisateur au moyen d’une plateforme accessible, lors de sa première navigation sur le Site et à tout moment grâce à un bouton noir intitulé « Gestion des services »

Cette plateforme permet à l’utilisateur :

  • D’accepter directement le dépôt de tous types de cookies ; ou
  • De refuser directement le dépôt de tous types de cookies pour lesquels le consentement est obligatoire ; ou
  • De choisir de manière granulaire les finalités de cookies pour lesquelles l’Utilisateur souhaite donner son consentement ou le refuser ; et/ou
  • De choisir avec précision chacun des partenaires de SILENE qui pourront utiliser les cookies avec les finalités pour lesquelles ils souhaitent les utiliser.

Article 3 – Utilisation des données des Utilisateurs

En tant que responsable de traitement, SILENE collecte les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Participants de façon licite et loyale et en respectant leurs droits.

Les informations recueillies par SILENE, y compris les données à caractère personnel, sont utilisées pour les finalités suivantes :

  • Gérer la procédure de création et de gestion de l’Espace Locataire ;
  • Gérer le Site et ses fonctions opérationnelles (y compris logistiques), résoudre tout problème technique, améliorer et développer de nouvelles fonctionnalités en fonction de l’utilisation et/ou des retours et demandes des Utilisateurs ;
  • Réaliser des analyses statistiques ;
  • Répondre aux demandes des Utilisateurs et communiquer avec eux ;
  • Gérer l’inscription et l’envoi de newsletter ;
  • Faire application de la législation et de la réglementation en vigueur ; 

Article 4 – Bases légales de traitement

Les traitements mis en œuvre dans le cadre de la fourniture des Services proposés sur le Site SILENE sont :

  • Nécessaires à l’exécution du contrat liant l’Utilisateur à SILENE ou à l’exécution de mesures précontractuelles : il s’agit notamment des traitements dont la finalité est la gestion de la procédure de création et de gestion de l’Espace Locataire ;
  • Fondés sur le consentement de l’Utilisateur : pour le dépôt et la lecture des cookies non nécessaires dont le paramétrage peut être réalisé via le bandeau dédié à cet effet ainsi que l’inscription à la newsletter ;
  • Fondés sur l’intérêt légitime de SILENE : il s’agit notamment des traitements dont la finalité est la gestion du Site et de ses fonctionnalités opérationnelles (y compris logistiques), la résolution de tout problème technique, l’amélioration et le développement de nouvelles fonctionnalités en fonction de l’utilisation et/ou des retours et demandes des Utilisateurs, la réalisation de statistiques, ou le traitement des demandes des Utilisateurs. En effet, ces traitements participent à l’amélioration de ses Services par SILENE et bénéficient ainsi tant à l’Utilisateur qu’à SILENE sans porter atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentales des Utilisateurs ;

Il est par ailleurs précisé que pour le dépôt et la lecture de cookies, le consentement de l’Utilisateur est spécifiquement recueilli lorsque cela est requis pas la législation applicable et que l’Utilisateur bénéficie en tout temps d’un droit d’opposition.

Article 5 – Les droits des Utilisateurs sur leurs données à caractère personnel

Conformément à la Règlementation Applicable, l’Utilisateur et le Participant disposent des droits suivants sur ses données à caractère personnel :

  • Droit à l’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur vos droits. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons les informations dans la présente Politique.
  • Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel dont nous disposons sur vous (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif), et d’en obtenir une copie. Si vous souhaitez accéder aux données que nous détenons vous concernant, veuillez nous contacter aux coordonnées inscrites à l’article 13 dédié au Contact de SILENE.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et/ou qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif). Si vous souhaitez modifier vos données à caractère personnel, vous pouvez réaliser cette opération via votre Espace Client ou nous contacter aux coordonnées figurant à l’article 13 de la présente politique.
  • Droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données à caractère personnel. Ceci n’est pas un droit absolu, dans la mesure où nous pouvons être contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs légaux ou légitimes. Si vous souhaitez que nous effacions vos données, veuillez nous contacter aux coordonnées figurant à l’article 13 de la présente politique.
  • Droit à la limitation du traitement : Ce droit signifie que le traitement des données vous concernant auquel nous procédons est limité, de sorte que nous pouvons conserver ces données, mais nous ne pouvons pas les utiliser ni les traiter. Ce droit s’applique dans des circonstances particulières, à savoir :
    • Dans les cas où l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée (c’est-à-dire vous). Le traitement est alors limité pendant une durée permettant à SILENE de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
    • Dans les cas où le traitement est illicite et la personne concernée (c’est-à-dire vous) s’oppose à l’effacement des données à caractère personnel et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
    • Dans les cas où SILENE n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
    • Dans les cas où la personne concernée (c’est-à-dire vous) s’est opposée au traitement fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par SILENE pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par SILENE prévalent sur ceux de la personne concernée ou non.
  • Droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel lorsque le traitement est basé sur l’intérêt légitime de SILENE (pour déterminer de quels traitements il s’agit, nous nous reportons sur ce point au tableau figurant dans la section 3 de la présente Politique de Confidentialité)  : vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que SILENE ne fasse valoir des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de telles données qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque de telles données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice. Si vous souhaitez exercer votre droit d’opposition ou obtenir plus d’informations sur les modalités d’exercice de ce droit, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit de saisir et d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays (en France la CNIL (Commission Nationale de l’Information et des Libertés)) pour contester les pratiques de SILENE en matière de protection des données à caractère personnel et de respect de la vie privée. Nous vous invitons néanmoins à nous contacter aux coordonnées ci-dessous avant d’introduire toute réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente.

Article 6 – Mise à jour des données à caractère personnel

L’Utilisateur s’engage :

  • À ce que les données à caractère personnel le concernant soient exactes, complètes et non équivoques ;
  • À assurer, autant que de besoin, la mise à jour des données à caractère personnel le concernant via son Espace Client ; 

Article 7 – Communication des données à caractère personnel des Utilisateurs

SILENE s’engage à conserver toutes les données à caractère personnel collectées et à ne les partager que dans certaines circonstances et conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable.

  • La communication des données à caractère personnel des Utilisateurs aux salariés habilités de SILENE :

Certaines des données à caractère personnel des Utilisateurs sont accessibles aux salariés habilités de SILENE si ces personnes ont besoin d’y avoir accès pour l’exécution des finalités mentionnées c’est-à-dire pour fournir aux Utilisateurs les Services de façon appropriée. Les services internes de SILENE qui peuvent avoir accès aux données à caractère personnel des Utilisateurs sont notamment le service informatique, le service Gestion locative, le service de Gestion des demandes, le service technique et maintenance.

  • La communication des données à caractère personnel des Utilisateurs à des prestataires de services tiers :

SILENE peut notamment donner un accès aux données à caractère personnel des Utilisateurs à des prestataires de services tiers, agissant en tant que sous-traitants, pour exécuter des services relatifs au Site. Ces prestataires n’agissent que sur instructions de SILENE et n’auront accès qu’aux données à caractère personnel des Utilisateurs nécessaires à l’exécution des services et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que SILENE.

Par ailleurs, les données à caractère personnel de l’Utilisateur peuvent être partagées avec des tiers pour les motifs suivants :

  • En réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes ;
  • Pour se conformer à des obligations légales, pour protéger les droits et/ou la sûreté d’un individu, pour protéger les droits et la propriété de SILENE et d’empêcher les problèmes de fraude, de sécurité ou techniques.

Article 8 – Conservation des données à caractère personnel des Utilisateurs

Les données à caractère personnel collectées par SILENE sont conservées sur les serveurs d’un prestataire situé en France.

SILENE exige de ce prestataire qu’il prenne, conformément à la Règlementation Applicable, toutes les mesures sécuritaires, organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel des Utilisateurs.

SILENE conserve les données à caractère personnel pour une durée différente en fonction du cas de figure :

  • Si vous êtes un locataire de SILENE : pour toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à suppression de votre Espace Locataire. Ainsi que pendant un délai supplémentaire de 5 ans en archivage conformément aux délais de prescription en matière contractuelle. Passé ce délai, SILENE supprimera l’intégralité des données à caractère personnel dont elle dispose. En revanche, les données qui lui sont nécessaires pour remplir ses obligations légales seront conservées et uniquement supprimées à l’issue du délai de prescription applicable en la matière.
  • Si vous contactez SILENE par le biais du formulaire de contact : pour toute la durée nécessaire au traitement de votre requête.
  • Si vous vous inscrivez à la newsletter : pour une période de trois ans à compter de votre dernier contact ou jusqu’au retrait de votre consentement.

Article 9 – Sécurité et protection des données à caractère personnel des Utilisateurs et des Participants

La sécurité des données à caractère personnel fait partie des priorités de SILENE. SILENE s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables sur le plan organisationnel et technique pour empêcher toute divulgation, utilisation, altération, perte accidentelle ou destruction des données à caractère personnel d’un Utilisateur. 

Article 10 – Modifications de la Politique de Confidentialité

SILENE pourra mettre à jour cette Politique à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles pratiques et offres de Services. Dans ce cas, la date de mise à jour de la Politique sera actualisée et indiquera le jour où les modifications ont été effectuées. Il appartient aux Utilisateurs de vérifier les éventuelles mises à jour de cette Politique postées sur le Site. Si SILENE apporte des modifications importantes.

Article 11 – Liens vers les application mobiles et/ou site internet de tiers

Pendant la navigation sur le Site, l’Utilisateur est susceptible de voir des contenus qui comportent des liens vers des applications mobiles et/ou site internet de tiers. SILENE ne peut accéder ni contrôler les cookies ou les autres fonctions utilisées par les application mobiles et/ou sites internet des tiers, et les procédures de ces applications mobiles externes ne sont pas régies par la présente Politique. Par conséquent, il appartient à l’Utilisateur de contacter et/ou de consulter directement les conditions générales d’utilisation et politique de confidentialité de ces applications mobiles et/ou sites internet de ces tiers pour obtenir des informations supplémentaires concernant leurs procédures de protection des données à caractère personnel.

Article 13 – Contacter SILENE

De manière générale, si l’Utilisateur a des questions ou des commentaires concernant cette Politique, ou quant à l’utilisation que SILENE fait de ses données, il peut contacter SILENE à l’adresse suivante : dpo@silene-habitat.com